Tietosuojaselosteet

Rekisterin nimi

pohjois-savonsyopayhdistys.fi -verkkovierailurekisteri.

Rekisterin pitäjä

Pohjois-Savon Syöpäyhdistys ry

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Verkkovierailun aikana kerätyn rekisterin käyttötarkoituksena on kerätä kävijämäärätietoja sivustolla Google Analytics ja Matomo Analytics työkalulla. Käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Lisäksi sivustolla kerätään logitietoja, joiden seurantojen käyttötarkoitus on verkkosivujen turvallisuuden takaaminen. Saatavaa tietoa (IP-osoite) käytetään vain vikatilanteessa tai tietomurtojen selvittämisen yhteydessä. Käsittelyperusteena on oikeutettu etu, jossa kerättyjen ja käytettävien henkilötietojen käsittelyyn perustuu yleiseen verkkoturvallisuuteen ja -tapaan.

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

IP-osoite, vierailuaika ja vieraillut sivut.

Lomakkeiden kautta jätettävät tiedot: viestin sisältö.

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Verkkosivujen ylläpitopalvelimen tarjoavan yrityksen rajattu, valtuutettu henkilöstö. Pohjois-Savon Syöpäyhdistys sekä sivuston tekninen ylläpitäjä käsittelevät antamiasi tietoja. Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta siihen oikeus. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

• IP osoite
• Verkkovierailuaika
• Sivut, joilla kävijä on käynyt
• Lomakkeilla jätetyt tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan asiakkaalta verkkovierailuista organisaation verkkosivuilla.

Henkilötiedon säilytysaika

Lomakkeiden kautta tulleet tiedot poistetaan 30pvän aikana. Muita tietoja ei erikseen poisteta koskaan.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tiedot ovat ainoastaan yhdistyksen vastaavien henkilöiden käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa myös heidän käytössään. Tietoja ei luovuteta toimijan ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön muuten kuin tietomurtojen- ja vastaavien yhteydessä.

Sivustolla on käytössä Google Analytics -evästeet, joiden tiedot siirretään ja tallennetaan palvelimille, joita saattaa sijaita myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Ainoastaan määrätyillä yhdistyksen ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää verkkosivujen ylläpitopalvelinta. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Evästeet

Käytämme sivuillamme evästeitä, voit lukea lisää evästekäytännöistä.

Rekisteröidyn oikeudet

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin vaan ottamalla yhteyttä joko meihin tai alueelliseen syöpäyhdistykseen tai valtakunnalliseen potilasjärjestöön.

Antamiasi tietoja ei täydennetä muista lähteistä.
Henkilötietojasi ei siirretä EU:n ulkopuolelle eikä kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilötietojasi säilytetään niin kauan, että Palautteeseesi vastataan.

Sinulla on myös oikeus:

• päästä henkilötietoihin
• tietojen oikaisemiseen
• tietojen poistamiseen
• henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen

Voit käyttää oikeuksiasi ensisijaisesti kirjallisena sähköpostitse tai postitse, tai henkilökohtaisena käyntinä Suomen Syöpäyhdistyksessä tai siinä alueellisessa syöpäyhdistyksessä tai valtakunnallisessa potilasjärjestössä, johon tietosi on välitetty. Suomen Syöpäyhdistys ry tai kyseinen alueellinen syöpäyhdistys tai valtakunnallinen potilasjärjestö toimittaa vastaukset antamaasi sähköpostiosoitteeseen tai osoitteeseen. Sinulla on myös oikeus kannella tietosuoja-asetuksen rikkomuksesta valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, Helsinki, puhelinvaihde: 029 56 66700, sähköposti: tietosuoja(at)om.fi.

Rekisterinpitäjä:  Pohjois-Savon Syöpäyhdistys ry

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa on toiminnanjohtaja.

Tietosuojavastaava: Tapio Luostarinen, tapio.luostarinen@cancer.fi, 050 4647028, Unioninkatu 22, 00130 Helsinki.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
Ratapihantie 9
00521 Helsinki

p. 029 56 66700
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.

Tietosuojavastaava:  Tapio Luostarinen, etunimi.sukunimi(at)cancer.fi, 050 4647028, Unioninkatu 22, 00130 Helsinki.

Usein verkkosivuilla, myös meidän sivuillamme, on käytössä evästeitä ja erilaisia verkkosivuvierailijan seurantatapoja, joiden avulla parannamme sivujen toimintaa, sivuston kävijän kokemusta sekä kohdennamme viestintää ja mainontaa. Osa näistä evästeistä on päällä koko ajan. Näiden jatkuvasti päällä olevien evästeiden avulla sivusto tai osa siitä toimii oikein. Evästeet ovat selaimen pyynnöstä sivustovierailijan tietokoneelle lähetettäviä ja siellä säilytettäviä tekstitiedostoja. Näitä evästeitä ei liitetä henkilötietoihin.

Kehittääksemme sivujamme seuraamme verkkosivuvierailijan toimintoja eri ohjelmistojen avulla, esimerkiksi Google Analytics sekä Matomo Analytics. Seuraamme vierailuja silloin, kun kävijä hyväksyy evästeikkunassa seuranta- ja analytiikkaevästeen. Tämän tyyppisen seurannan avulla pystymme varmistamaan sivuston toiminnan ja parantamaan sivuston toimivuutta.

Mikäli haluat estää kaiken tilastointiseurannan eri verkkosivustoilla voit tehdä tämän evästekyselyn kautta.

Enemmän tietoa evästeistä löytyy sivun evästehallinnasta, sieltä voit myös kieltää evästeet.

Hyödynnämme sivuillamme myös kolmannen osapuolen evästeitä. Näiden avulla seuraamme, mitkä mainokset toimivat parhaiten ja kiinnostavat lukijoitamme. Tällä tavoin pyrimme pienentämään mainonnan kustannuksia. Nämä evästeet voivat seurata liikkeitäsi myös eri verkkosivujen ja -palveluiden välillä.

Kohdennamme mainoksia evästeiden avulla
Näitä ensimmäisen osapuolen evästeitä (kuten Google Analytics) ja kolmannen osapuolen evästeitä käytetään myös yhdessä. Tarkoituksena on tietojen välittäminen sekä viestinnän ja mainonnan optimointi verkkosivukävijöiden mukaan. Tämä tarkoittaa, että todennäköisesti näet mainoksiamme muillakin sivuilla, jos olet vieraillut meidän sivuillamme.

Voit halutessasi estää kohdennetun mainonnan
Mikäli koet toimintojesi seurannan verkossa häiritsevänä tai et halua sinulle kohdistettuja mainoksia, voit muokata asetuksia käyttämiesi palvelujen sivuilta.

Pohjois-Savon Syöpäyhdistys ry kerää, käsittelee ja käyttää sinusta henkilötietoja. Antamasi henkilötiedot tallentuvat yhdistyksen tietoihin.

Pohjois-Savon Syöpäyhdistys ry:ssä antamiasi tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta siihen oikeus. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin vaan ottamalla yhteyttä Pohjois-Savon Syöpäyhdistykseen.

Antamiasi tietoja ei täydennetä muista lähteistä.

Henkilötietojasi säilytetään niin kauan kuin on tarpeen, kuitenkin niin että tiedot poistetaan kun asiakassuhteen päättymisestä on kulunut 2 vuotta.

Sinulla on oikeus:

• päästä henkilötietoihin
• tietojen oikaisemiseen
• tietojen poistamiseen
• henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Voit käyttää oikeuksiasi ensisijaisesti kirjallisena, sähköpostitse tai postitse, tarkista käytäntö kunkin yhdistyksen verkkosivulta. Pohjois-Savon Syöpäyhdistys toimittaa vastaukset antamaasi sähköpostiosoitteeseen tai osoitteeseen. Sinulla on myös oikeus kannella tietosuoja-asetuksen rikkomuksesta valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, Helsinki, puhelinvaihde: 029 56 66700, sähköposti: tietosuoja(at)om.fi.

Rekisterinpitäjä: Pohjois-Savon Syöpäyhdistys

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Minttu Aho, minttu.aho@pohjois-savonsyopayhdistys.fi

Tietosuojavastaava:  Heidi Kolehmainen, heidi.kolehmainen@pohjois-savonsyopayhdistys.fi, Kuninkaankatu 23 B, 70100 Kuopio

Keräämme sinusta tietoja seuraaviin henkilötietorekistereihin:

Jäsenrekisteri

• Henkilötietoja käsitellään yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien asioiden ylläpitämiseen ja hoitoon, jäsentiedotuksen hoitoon, sekä varmistettaessa hoitopäiväkorvauksen jäsenyysehtojen täyttyminen.
• Tietosisältö: Jäsenen nimi, yhteystiedot, syntymävuosi, jäseneksi liittymispäivä, jäsennumero sekä jäsenmaksutiedot.
• Rekisteriä säilytetään sähköisessä muodossa ja mahdolliset satunnaiset lomaketulosteet tuhotaan välittömästi asiamukaisesti. Kaikki rekisterissä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä ja rekisteriä käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteri on suojattu ulkopuolisilta asianmukaisin salasanoin ja käyttäjätunnuksin. Organisaation sisällä käyttöoikeus on rajattu vain niille henkilöille, joiden toimenkuvaan jäsenasioiden hoitaminen kuuluu (järjestökoordinaattori/toiminnanjohtaja).
• Vastaanottajat, joille henkilötietoja siirretään tai luovutetaan: Henkilötietojasi siirretään ainoastaan Syöpäjärjestöjen jäsenlehden lähettämistä varten lehden painattajalle. Jäseneksi ilmoittautuessa kysytään halukkuus saada jäsenlehti.

Vapaaehtoisrekisteri

• Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Vapaaehtoisten henkilötietoja käytetään ja käsitellään yhdistyksen vapaaehtoistoimintaan liittyvien asioiden hoitoon ja ylläpitämiseen kuten yhteydenottoihin ja tiedottamiseen mm. kutsut kokouksiin, toiminnanohjauksiin ja koulutuksiin sekä vapaaehtoistehtäviin.
• Tietosisältö: Vapaaehtoisen nimi ja yhteystiedot, käydyt vapaaehtoiskoulutukset. Tukihenkilönä toimivan vapaaehtoisen nimi, yhteystiedot, syntymävuosi, omaa sairautta tai läheisen sairautta koskevat tiedot, käyty koulutus ja miten haluaa toimia tukihenkilönä sekä milloin yhteydenotot.
• Tietoja säilytetään toiminnassa oloajan.
• Rekisteriä säilytetään sähköisessä muodossa ja mahdolliset satunnaiset lomaketulosteet tuhotaan välittömästi asiamukaisesti. Kaikki rekisterissä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä ja rekisteriä käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteri on suojattu ulkopuolisilta asianmukaisin salasanoin ja käyttäjätunnuksin.
• Vastaanottajat, joille henkilötietoja siirretään tai luovutetaan
  • Yksittäisen tukihenkilön yhteystiedot voidaan luovuttaa tukisuhteen alkaessa tukihenkilöpyynnön tehneelle syöpäpotilaalle, hänen läheiselleen, terveydenhuollon henkilökunnalle tai toiselle Syöpäjärjestöjen tukihenkilötoimintaa koordinoiville työntekijöille. Tiedon luovuttaa yhdistyksen työntekijä tukihenkilön luvalla.
  • Paikallisosastojen puheenjohtajien ja sihteerien nimet ja yhteystiedot julkaistaan yhdistyksen verkkosivuilla ja esitteissä, mikäli he antavat julkaisuun suostumuksensa.
  • Yhdistyksen hallituksen jäsenten nimet ovat nähtävissä yhdistyksen verkkosivulla. Heidän nimi- ja yhteystietonsa sekä henkilötunnukset toimitetaan Patentti- ja rekisteri hallitukselle, muille viranomaisille ja rahoituslaitoksille yhdistystoiminnan velvoitteiden hoitamiseksi.

Asiakasrekisteri

• Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
  • Rekisterin pääasiallinen käyttötarkoitus on asiakassuhteiden hallinta, hoitaminen ja ylläpito. Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään palveluiden tuottamiseen ja toteuttamiseen asiakkaille, asiakkaiden suuntaan tapahtuvaan viestintään, palveluiden laskuttamiseen ja maksujen keräämiseen, reklamaatioiden hoitamiseen sekä avustusten maksamiseen.
  • Tietoja kerätään keskusteluasiakkaista, kurssien osallistujista, tapahtumiin ja ryhmiin osallistuvista asiakkaista sekä sekä avustuksia hakeneista ja saaneista asiakkaista.
  • Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyperuste on asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.
• Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilytysajat
  • Asiakasrekisteri sisältää pääsääntöisesti vain seuraavia tietoja yhteydenpitoa varten: henkilön nimi, osoite, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero. Tiedot tuhotaan niiden käytyä tarpeettomaksi, pääsääntöisesti esim. tapahtuman tai ryhmän toteutumisen jälkeen.
  • Kurssihakemukset sisältävät em. tietojen lisäksi kuvauksen asiakkaan elämäntilanteesta, terveystietoja sekä perusteluja kurssille osallistumisen tarpeesta. Kursseille hakeneiden asiakkaiden toimittamat hakemukset säilytetään 10 vuotta. Suomen Syöpäyhdistys ry vastaa yhteistyökumppanina omalta osaltaan tietojen käsittelystä ja säilytyksestä.
  • Rintaproteesiasiakkaista kerätään pääsääntöisesti kerättävien tietojen lisäksi henkilötunnus ja tieto välitetystä tuotteesta manuaaliseen rekisteriin mahdollisen reklamaation hoitamista varten. Tiedot säilytetään niin kauan kuin yhdistys toimii palvelusetelipalveluntuottajana, minkä jälkeen tiedot siirretään tai tuhotaan siten, kun palveluntuottajilta sillä hetkellä edellytetään.
  • Avustuksien saajilta kerätään pääsääntöisesti kerättävien tietojen lisäksi maksuyhteystiedot.
• Vastaanottajat, joille henkilötietoja siirretään tai luovutetaan
  • Kursseille hyväksyttyjen tietoja luovutetaan majoituspalveluiden tuottajalle (nimi) sekä kurssien toteutukseen osallistuville ulkopuolisille asiantuntijoille (nimi, syntymäaika ja terveystietoja).
  • Avustusten maksun yhteydessä henkilötietoja siirtyy sähköisessä muodossa tilitoimistolle.
  • Rintaproteesin sovitus- ja välityspalvelussa ostaja ja palveluntuottaja tunnistaa asiakkaan henkilötunnuksen avulla laskutusta varten.
  • Muutoin asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta.

Rekistereiden suojauksen periaatteet

Pääsääntöisesti asiakastiedot säilytetään manuaalisena aineistona lukituissa tiloissa, lukituissa kaapeissa. Avainten käyttöoikeudet ovat vain nimetyillä henkilöillä. Rekisterin käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Sähköiset asiakastiedot kirjataan sähköiseen asiakkuuden hallintasovellukseen tai tiedostoihin, joiden käyttö edellyttää henkilökohtaista kaksivaiheista tunnistautumista. Sovelluksenpalveluntarjoaja vastaa omalta osaltaan tietosuojalain edellyttämistä suojaustoimenpiteistä.